La documentazione dell’infrastruttura informatica rappresenta una risorsa preziosa per ogni organizzazione, ma può anche diventare un punto debole quando viene creata senza un controllo e una sistematizzazione adeguati. Per ottenere un rapporto documentale ben strutturato, serve una notevole quantità di tempo ed energie. Se però manca il personale preposto alla gestione dei documenti, per un’azienda diventa inevitabile ritrovarsi ad affrontare le numerose ripercussioni che ne conseguono.

Se vuoi eseguire il controllo della tua infrastruttura IT, dovresti usare un software specializzato come Total Network Inventory (TNI) – una soluzione efficace per amministrare in modo ottimale i software dei dispositivi di rete e le relative licenze.

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Come andrebbe organizzata la documentazione aziendale

Le categorie principali in cui può essere suddivisa la documentazione IT comprendono contenuti relativi a:

• i prodotti software;
• i sistemi automatizzati;
• i servizi delle soluzioni;
• l’hardware;
• altri documenti di manutenzione.

Che tu sviluppi software, acquisti una licenza o aggiorni i tuoi componenti hardware, l’importante è assicurarti che tutte le informazioni importanti siano conservate in un unico luogo. Determinati documenti tecnici (come licenze, contratti, schede informative, guide e manuali di istruzioni) si rivelano fondamentali quando arriva il momento di rinnovare accordi e sottoscrizioni, come anche quando bisogna formare le nuove leve che garantiranno supporto all’infrastruttura informatica della tua azienda.

Archiviare le informazioni in formato digitale è il primo passo per mettere in ordine i record di dati aziendali. Oltre a essere comodi e a consentirti di trovare velocemente ciò che cerchi, i dati digitali possono essere facilmente controllati e garantiscono una sicurezza di livello elevato. Per gran parte dei dipendenti aziendali, stampare un documento e archiviarlo in una cartella è un’operazione ordinaria, quasi fosse la prova e la conferma che quel lavoro è stato eseguito. Purtroppo, però, quando un’azienda ha bisogno di realizzare un inventario, i documenti cartacei che servono non si riescono mai a trovare.

Il passo successivo, e insieme anche quello finale, consiste nella standardizzazione delle operazioni di indicizzazione dei contenuti e di archiviazione dei documenti. Ed è proprio qui che entra in scena il software specializzato, registrando i dati acquisiti in modo appropriato.

I vantaggi offerti dalla documentazione delle risorse IT

Documentare le risorse informatiche è un’operazione che andrebbe eseguita da tutti i titolari d’impresa, come anche da ogni organizzazione che dispone di un ampio stack tecnologico o usa svariati software e canali di comunicazione moderni. Ecco alcuni dei casi in cui sarebbe opportuno effettuare un controllo polivalente:

• Acquisizione di un’impresa o fusione di più organizzazioni in un’unica holding o società, analisi dell’andamento degli affari e valutazione dello stato dei sistemi informatici.
• Aggiornamento software e hardware dell’infrastruttura IT esistente.
• Rilevamento, controllo ed eliminazione dei punti deboli a livello di sistema. Poter creare un inventario in modo efficiente aiuta ad alleggerire il carico di lavoro che grava sul supporto tecnico, consente di risparmiare sulla formazione del personale, ottimizza notevolmente i flussi di lavoro aziendali e riduce le probabilità che si verifichino problemi durante i controlli.

Una soluzione unica per la documentazione IT

TNI è un software flessibile che risponde alle esigenze di ogni utente. È l’ideale per le imprese che danno valore al proprio tempo e riconoscono che inventariare l’infrastruttura informatica non è soltanto una formalità, bensì un’operazione fondamentale per ottenere un controllo migliore e ricavare dati analitici accurati. I vantaggi principali del software sono:

• In caso di acquisizione di un’impresa o fusione di più organizzazioni in un’unica holding o società, puoi analizzare l’andamento degli affari e valutare lo stato dei sistemi informatici.
• Il database integrato dei programmi ti consente di memorizzare le informazioni che riguardano ogni licenza aziendale, incluso framework, chiavi, data di scadenza e documenti complementari.
• Grazie allo stato di licenza, hai un quadro della situazione costantemente aggiornato perché le chiavi dei software installati su tutti i dispositivi vengono rilevate in automatico.
• L’automazione della documentazione che riguarda i dispositivi informatici (apparecchiature da ufficio): ti aiuta a creare rapporti dettagliati di ogni singolo nodo in un paio di clic. Puoi raggruppare i dispositivi, aggiungere commenti e reperire informazioni su SO, software installati e tanto altro ancora.
• Hai la possibilità di creare vari codici a barre per eseguire il controllo delle apparecchiature e contrassegnarle.
• Grazie a una reportistica flessibile, puoi scegliere le informazioni da acquisire in base a svariate categorie di dati e altro ancora.

Vuoi documentare la tua rete senza che diventi una routine monotona ed estenuante? Affidati a TNI per vivere un’esperienza assolutamente piacevole!